毎日使うツールほど、実は使いこなせていない
皆さんもこんな経験ありませんか。
「あのファイル、どこに置いたっけ？」
「最終版_修正_v3？どれが最新ファイルだよ！」
「参考資料ばっかで、どれ見ればいいんだよ…」
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先日ある企業様と話していて、「SharePointのファイルには、担当者や優先度など好きにを自由に足せますよ」とお伝えしたところ、その場の全員が驚かれました。
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何年も使っているけどフォルダを作って置くだけ。
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そんな使い方で止まっているケースは、実はとても多いのです。
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ファイルが増えるほど、コストと無駄な時間も増える
アドビが2024年8月に実施した調査（デスクワーカー400名）では、87.0%が過去の社内資料を参照・再利用しており、
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●資料を探すのに10分以上かけている人：38.6%
●必要な資料の検索に時間がかかると答えた人：52.4%
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1日10分でも、20人の会社なら年間800時間。
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誰も残業代を払っている自覚がないまま、無駄に消えている時間が存在しているのです。
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SharePointの使い方は“わざわざ学ばない”
東京商工会議所が2025年1月に公表した調査では、デジタル化の課題として「従業員がITを使いこなせない」を26.4%の企業が挙げています。
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ところがTeamsやSharePointのような「当たり前に使っているツール」は、真っ先に研修対象から外れます。
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基幹システムには何時間もかけるのに、毎日触るツールだけは自己流。ここに大きな落差があります。
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奥にある機能は、存在を知らなければ一生使われません。
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そして今、この差は広がっています。
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マイクロソフトは2026年3月、SharePoint 25周年に合わせて自然言語で情報を整理する「AI in SharePoint」（旧ナレッジエージェント）を発表しました。
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AIが的確に答えられるかどうかは、元の情報が整っているかで決まります。
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機能を使いこなして行う整理・管理は、AI活用の前提条件になったのです。
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知っておくと便利な隠れた機能
- ファイルに情報を付帯する（列の追加）：取引先、案件年度、ステータス、担当者、保存期限などを、ファイル自体に持たせられます
- 入力する言葉を全社でそろえる（管理されたメタデータ）：あらかじめ決めた選択肢から選ぶ形にでき、表記ゆれが起きません
- 並び替え・絞り込みの状態を保存する（ビュー）：「自分の担当だけ」「進行中だけ」を、毎回設定せずワンクリックで呼び出せます
- 条件に合ったら自動で知らせる（ルール）：特定の列が更新されたら、担当者へ自動でメール通知できます
- 1つのファイルのまま履歴を残す（バージョン履歴）：「修正版」「.ver3」を作らなくても、過去の状態に戻せます
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【注意】ライセンスで、できることが変わる
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社員がどれだけ知っているかで、コストに大きな差がつく
新しいツールを検討する前に、いま契約しているツールの「使っていない機能」を棚卸ししてみてください。
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費用はもう払ってるんですから。
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あとは、知っているかどうかだけ。
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自己流ではなく体系立てて学べると、変化は驚くほど早く出ますよ。
