ドライブに「プロジェクト」なるものが！
先日の研修で、参加者の方にGoogle ドライブを開いていただいたら、左のメニューに見慣れない項目がありました。
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「プロジェクト」です。
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参加者も「いつの間に」と驚いていらっしゃいました。
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2026年、Googleドライブは静かに別物になっています。
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公式ヘルプによると、プロジェクトを作成すると、特定のファイル・フォルダ・メールのセットを固定でき、同じ資料をもとにした会話を何度も行えますし、
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元のファイルの場所や権限は動かさないまま、チームで共有することもできます。
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「Geminiに相談」と「AIによる概要」も、2026年4月にウェブ版で一般提供が始まり、6月30日にはモバイルアプリへ展開されました。
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もちろん日本語も対応（※いずれも対象となるプランの契約が必要）
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置き場所だったドライブが、AIと一緒に考える場所になったわけです。
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保存はできている。でも、探せない
ただ、この新機能を使いこなすには少し問題があります。
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kubellストレージが2026年5月に発表した中小企業505名対象の調査では、ITシステムの管理体制について「担当者は誰もおらず、各自で対応している」が38.8%で最多。
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「他業務と兼任」25.7%と合わせると、専任の情シスがいない企業は64.5%に達しました。
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同社は、課題がデジタル化の有無ではなく、デジタル化後の運用が機能しているかどうかの段階に移ったと見ています。
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総務省の令和7年通信利用動向調査でも、クラウド利用企業の用途トップは「ファイル保管・データ共有」で73.2%。
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つまり、情報の置き場所は十分あるが、AIが使えるように「整理・管理」されているかが怪しいのです。
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“情報を整理する”専門人材はいますか？
ファイルの置き方を設計する担当者が、そもそも社内にいない。
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日々の業務は各自の判断で回り、回ってしまうから見直す機会も来ない。
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3社に2社が、その状態に置かれています。
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新機能の活用条件は「権限」にある
Googleの公式ヘルプには、こう明記されています。
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共同編集者がドライブ上でソースファイルを閲覧する権限を持っていない場合、Geminiとの会話でその内容を参照することはできない、と。
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AIは“事前に与えられた権限”を超えた作業はできません。
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誰かの「マイドライブ」に眠っている資料は、他の社員にとってもAIにとっても、存在しないのと同じです。
そしてドライブを開いて最初に目に入るのは、いつもマイドライブなのです。
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「ストレージ＝置き場所」という前提
個人的にはここが「根っこ」だと感じています。
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保管庫として見れば、マイドライブでも共有ドライブでも大差はありません。
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容量も、組織全体で合計容量を分け合うプール方式ですから、どこに置いても総量は変わらない。
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だから「置ければいい」で止まる。その前提が、いま崩れたのです。
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ファイルの置き方が、AIの精度を決める
Googleの管理者ヘルプには、共有ドライブ内のファイルは個人ではなく組織が所有し、作成者が組織を離れた場合でも保持されると書かれています。
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共有ドライブに集約する。
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それだけで、資料は社員の退職に耐える組織の資産になり、同時にAIが読める状態になります。
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社員全員が同じ前提で会話し、Geminiも同じ前提で答える。プロジェクト機能が本領を発揮するのは、ここからです。
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条件は「何を情報資産とするか」決める力
やること自体は単純です。
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共有ドライブを立て、部署や案件で切り、マイドライブは個人の下書き置き場と割り切る。
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難しいのは操作ではなく、「何を会社の資産と見なすか」を決めることです。
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情シスがいないなら、決めるのは人事や経営の仕事になります。
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貴社のドライブは、AIに読ませられる状態でしょうか。
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その棚卸しからご一緒するのが、私たちの仕事です。
